Mahasiswa Akpar Majapahit Belajar Logistik Hotel di Best Western Papilio Hotel Surabaya

Tweet

Aplikasikan Teori dengan Praktik di Industri Perhotelan

Mahasiswa Perhotelan Akpar Majapahit Belajar Logistik Perhotelan di Best Western Papilio Hotel Surabaya

SETELAH memperoleh pembelajaran di kelas, sekarang giliran 14 mahasiswa D3 Prodi Perhotelan Akpar Majapahit mengikuti kunjungan industri untuk belajar seputar sisik melik tentang Store & Purchasing di Best Western Papilio Hotel Surabaya Jl. Ahmad Yani No. 176-178 Surabaya, Senin (12/11/2018) sore. 

Rombongan mahasiswa D3 Prodi Perhotelan Akpar Majapahit sore itu di dampingi dua dosen pembimbing, yakni R. Paulus W. Soetrisno M.Par dan Agus Sudarsono SE, M.Par.  Kedatangan rombongan mahasiswa itu disambut General Manager (GM) Best Western Papilio Surabaya Agus Anom Suroto, Financial Controller M. Satria Ardiansyah SE, MA dan Assn. Manager F&B Ade Rizky Fajar, di lobi hotel bintang empat tersebut.

Setelah berbincang sejenak dengan tuan rumah yang menyambut kedatangan rombongan mahasiswa Akpar Majapahit, selanjutnya mereka diajak ke ruang pertemuan Best Western Papilio Hotel Surabaya untuk mendengarkan  presentasi dari Financial Controller, M. Satria Ardiansyah tentang Logistik Perhotelan yang di dalamnya termasuk menjelaskan materi Store & Purchasing.

Menurut Satria, purchasing adalah suatu departemen yang bertugas untuk melakukan pengadaan dan pembelian barang yang dibutuhkan oleh hotel, baik secara langsung (direct purchase) atau secara tidak langsung (indirect purchase). 

Jadi pada dasarnya, purchasing adalah suatu proses pencarian sumber dan pemesanan barang atau jasa untuk kegiatan produksi. Departemen yang menangani proses purchasing tersebut biasanya disebut dengan Purchasing Department.

Dalam sistem pengadaan barang dan bahan,  jenis dari barang/bahan yang dibutuhkan oleh hotel dapat diklasifikasikan menjadi lima macam, yakni:
1. Material supplies
2. Engineering supplies
3. Spa supplies
4. Food
5. Beverage. 

”Semua jenis pengadaan barang dan bahan-bahan di hotel, apapun jenis barang dan bahan tersebut secara prosedural harus melewati purchasing, Hal ini dimaksudkan agar setiap barang yang dibeli bisa benar-benar sesuai dengan fungsi dan gunanya,” kata Financial Controller, M. Satria Ardiansyah, Senin (12/11/2018) malam.

Beberapa prosedur yang harus dilalui oleh departemen pada saat pengadaan bahan kebutuhannya adalah sebagai berikut:

1. Membuat/mengisi form atas permintaan barang yang disebut dengan Purchase Request.
2. Menyerahkan PR (Purchase Request) tersebut kepada Purchasing Staff.
3. PR dari departemen akan dipakai sebagai supporting dokumen oleh Purchasing dalam membuat surat permintaan barang ke supplier /vendor (PO/Purchase Order)

Sementara itu, kegiatan purchasing di Best Western Papilio Hotel Surabaya melibatkan sedikitnya tiga supplier yang menjadi rekanan hotel. Supplier inilah yang memasok langsung bahan-bahan masakan (sayur, buah, beras, bumbu, ikan, daging) ke pasar, setelah menerima Banquet Event Order (BEO) dari pihak Sales & Marketing maksimum pada H-3 sebelum acara. 

”Sedangkan kegiatan survei pasar sebulan sekali tersebut untuk membandingkan harga barang di pasaran dengan harga di tingkat supplier dilakoni tiga orang staf dari Accounting Department, Kitchen dan staf General Manager (GM) sendiri,” kata M. Satria Ardiansyah kepada kru www.culinarynews.info, usai presentasi.

Kegiatan purchasing di hotel berbintang itu, lazimnya staf Purchasing Department menerima pengiriman barang dan bahan yang dipesan oleh pihak hotel dari sejumlah pemasok (supplier/vendor) mulai aneka buah dan sayuran, daging ayam sampai daging sapi, telur puyuh sampai telur ayam, air minum dalam kemasan (AMDK) cup, botol maupun galon hingga minuman beralkohol, gula pasir hingga tepung terigu.

Setelah Purchasing Department menerima barang dan bahan dari para pemasok, maka barang dan bahan-bahan itu disimpan di Storage Food dan Non Food. Kepada mahasiswa D3 Prodi Perhotelan Akpar Majapahit, Satria mengatakan, barang-barang non food yang dibeli oleh pihak hotel disimpan di gudang ini, sedangkan bahan-bahan food disimpan di lemari pendingin di Main  Kitchen (Dapur Utama).

”Manajemen keluar masuk barang di Storage Food mengacu pada FIFO (First In, First Out) dan FEFO (First Expire, First Out), sehingga barang-barang yang tersimpan di gudang tidak ada satu pun yang kedaluarsa (expired),” ujar Satria kepada mahasiswa Akpar Majapahit.

Storage Food didesain sedemikian rupa sehingga bisa meminimalisasi tumbuhnya jamur dan bakteri yang merugikan. Makanya, suhu ruangan di dalam Storage Food dikontrol antara 24-25 *C dengan kelembaban udara 50-60 persen.

”Oleh  karena itu, barang-barang dan bahan yang diterima oleh pihak hotel dari pemasok harus berkualitas sesuai standar industri perhotelan dan semuanya mengacu pada Hazard Analysis Critical Control Point (HACCP),” tandasnya. 

Di dalam store (gudang) sudah tertata rapi barang-barang yang tidak mudah membusuk seperti gula pasir, sirup, minyak goreng, aneka bumbu penyedap masakan, kecap, minuman dan makanan kalengan, kerupuk, mie dan bihun di rak besi. Di ruang itu juga tertata rapi beras dalam karung plastik @ ukuran 50 kg dan telur di atas pallet plastik.

Di store juga tersedia sejumlah peralatan kantor atau biasa disebut alat tulis kantor (ATK) seperti map, amplop, spidol, ballpoint, pensil, notes yang tertata rapi di rak yang terpisah dengan rak bahan masakan. Di dalam store juga tersedia sejumlah air galon yang sudah tertata rapi.

Sambil melihat langsung kebersihan store Best Western Papilio Hotel Surabaya di Lantai Basement, yang menempati dua ruangan masing-masing seluas 20 m2, mahasiswa Akpar Majapahit juga diberi penjelasan secara umum tentang Store & Purchasing oleh Financial Controller M. Satria Ardiansyah dengan di dampingi seorang staf dari Storage Section.

Sebelum melihat dari dekat cara kerja di Store & Purchasing, GM Best Western Papilio Hotel Surabaya Agus Anom Suroto berkesempatan berbagi informasi dengan mahasiswa D3 Prodi Perhotelan Akpar Majapahit seputar trend bisnis perhotelan saat ini, menanyakan mimpi-mimpi mahasiswa setelah lulus kuliah nanti, ingin berkarier di hotel atau membuka usaha sendiri (menjadi entrepreneur)  dengan bekal pengetahuan masak (culinary dan pastry) yang diperoleh dari kampus.

”Dalam kesempatan itu, mahasiswa juga diberi tips dan trik bagaimana mewujudkan mimpi-mimpi tersebut (dream come true) dan sukses meniti karier di industri perhotelan,” kata GM Best Western Papilio Hotel Surabaya, seraya mencontohkan kisah sukses Barrack Obama yang menulis mimpinya menjadi Presiden Amerika Serikat ketika dirinya masih kecil.

Anda tertarik dengan aneka kegiatan mahasiswa di kampus Akpar Majapahit dan ingin menjadi bagian dari civitas akademika Akpar Majapahit, silakan menghubungi Divisi Marketing Akpar Majapahit Jl Raya Jemursari No. 244 Surabaya, Telp. (031) 8433224-25, 8480821-22, sekarang juga. (ahn)