Mahasiswa Pastry Class Belajar Store & Purchasing di Kokoon Hotels

Tweet

Aplikasikan Teori dengan Praktik di Industri Perhotelan

Mahasiswa Perhotelan Akpar Majapahit Pastry Class Belajar Store & Purchasing di Kokoon Hotels Surabaya

SETELAH memperoleh pembelajaran di kelas, sekarang giliran 17 mahasiswa D3 Prodi Perhotelan Akpar Majapahit Pastry Class mengikuti kunjungan industri untuk belajar seputar sisik melik tentang Store & Purchasing di Kokoon Hotels Jl. Slompretan No. 26 Surabaya (Kawasan Kembang Jepun), Selasa (30/10/2018) siang. 

Rombongan mahasiswa D3 Prodi Perhotelan Akpar Majapahit Pastry Class siang itu di dampingi tiga dosen pembimbing, yakni Chef Otje H. Wibowo SE, M.Par., R. Paulus W. Soetrisno M.Par dan Yoseph Agung Priyo Widodo.  

Kedatangan rombongan mahasiswa itu disambut General Manager (GM) Kokoon Hotels Benny Saputra, Senior Sales & Marketing Manager Budi Setiono dan Chief Accounting Sigit Dwi P., di lobi hotel bintang tiga plus tersebut.

Setelah berbincang sejenak dengan tuan rumah yang menyambut kedatangan rombongan mahasiswa Akpar Majapahit, selanjutnya mereka diajak ke ruang Store & Purchasing Kokoon Hotels. 

Di dalam store (gudang) sudah tertata rapi barang-barang yang tidak mudah membusuk seperti gula pasir, sirup, minyak goreng, aneka bumbu penyedap masakan, kecap, minuman dan makanan kalengan, kerupuk, mie dan bihun di rak besi. Di ruang itu juga tertata rapi beras dalam karung plastik @ ukuran 50 kg dan telur di atas pallet plastik.

Di store juga tersedia sejumlah peralatan kantor atau biasa disebut alat tulis kantor (ATK) seperti map, amplop, spidol, ballpoint, pensil, notes yang tertata rapi di rak yang terpisah dengan rak bahan masakan. Di dalam store juga tersedia sejumlah air galon yang sudah tertata rapi.

Sambil melihat langsung kebersihan store Kokoon Hotels yang menempati ruangan seluas 50-an m2, mahasiswa Akpar Majapahit Pastry Class juga diberi penjelasan secara umum tentang Store & Purchasing oleh Chief Accounting Kokoon Hotels Sigit Dwi P.

Menurut Sigit, purchasing adalah suatu departemen yang bertugas untuk melakukan pengadaan dan pembelian barang yang dibutuhkan oleh hotel, baik secara langsung (direct purchase) atau secara tidak langsung (indirect purchase). 

Jadi pada dasarnya, purchasing adalah suatu proses pencarian sumber dan pemesanan barang atau jasa untuk kegiatan produksi. Departemen yang menangani proses purchasing tersebut biasanya disebut dengan Purchasing Department.

Dalam sistem pengadaan barang dan bahan,  jenis dari barang/bahan yang dibutuhkan oleh hotel dapat diklasifikasikan menjadi lima macam, yakni:
1. Material supplies
2. Engineering supplies
3. Spa supplies
4. Food
5. Beverage. 

”Semua jenis pengadaan barang dan bahan-bahan di hotel, apapun jenis barang dan bahan tersebut secara prosedural harus melewati purchasing, Hal ini dimaksudkan agar setiap barang yang dibeli bisa benar-benar sesuai dengan fungsi dan gunanya,” kata Chief Accounting Kokoon Hotels, akhir pekan lalu.

Beberapa prosedur yang harus dilalui oleh departemen pada saat pengadaan bahan kebutuhannya adalah sebagai berikut:

1. Membuat/mengisi form atas permintaan barang yang disebut dengan Purchase Request.
2. Menyerahkan PR (Purchase Request) tersebut kepada Purchasing Staff.
3. PR dari departemen akan dipakai sebagai supporting dokumen oleh Purchasing dalam membuat surat permintaan barang ke supplier/vendor (PO/Purchase Order)

Sementara itu, kegiatan purchasing di Kokoon Hotels melibatkan sedikitnya tiga supplier yang menjadi rekanan hotel. Supplier inilah yang memasok langsung bahan-bahan masakan (sayur, buah, beras, bumbu, ikan, daging) ke pasar, setelah menerima Banquet Event Order (BEO) dari pihak Sales & Marketing maksimum pada H-3 sebelum acara. 

”Sedangkan kegiatan survei pasar sebulan sekali tersebut untuk membandingkan harga barang di pasaran dengan harga di tingkat supplier dilakoni tiga orang staf dari Accounting Department, Kitchen dan staf General Manager (GM) sendiri,” kata Sigit kepada kru www.culinarynews.info, akhir pekan lalu.

Kegiatan purchasing di hotel bintang tiga ke atas itu, lazimnya staf Purchasing Department menerima pengiriman barang dan bahan yang dipesan oleh pihak hotel dari sejumlah pemasok (supplier/vendor) mulai anekan buah dan sayuran, daging ayam sampai daging sapi, telur puyuh sampai telur ayam, air minum dalam kemasan (AMDK) cup, botol maupun galon hingga minuman beralkohol, gula pasir hingga tepung terigu.

Setelah Purchasing Department menerima barang dan bahan dari para pemasok, maka barang dan bahan-bahan itu disimpan di Storage Food dan Non Food. Kepada mahasiswa D3 Prodi Perhotelan Pastry Class, Sigit mengatakan, barang-barang non food yang dibeli oleh pihak hotel disimpan di gudang ini, sedangkan bahan-bahan food disimpan di lemari pendingin di Main  Kitchen (Dapur Utama).

”Manajemen keluar masuk barang di Storage Food mengacu pada FIFO (First In, First Out) dan FEFO (First Expire, First Out), sehingga barang-barang yang tersimpan di gudang tidak ada satu pun yang kedaluarsa (expired),” ujar Sigit kepada mahasiswa Akpar Majapahit.

Storage Food didesain sedemikian rupa sehingga bisa meminimalisasi tumbuhnya jamur dan bakteri yang merugikan. Makanya, suhu ruangan di dalam Storage Food dikontrol antara 24-25 *C dengan kelembaban udara 50-60 persen.

”Oleh  karena itu, barang-barang dan bahan yang diterima oleh pihak hotel dari pemasok harus berkualitas sesuai standar industri perhotelan dan semuanya mengacu pada Hazard Analysis Critical Control Point (HACCP),” tandasnya.

Selain mendapat pembekalan langsung tentang Store & Purchasing dari Chief Accounting, mahasiswa juga berkesempatan untuk tanya jawab dengan Chef Ariel dan asistennya di Kitchen Kokoon Hotels, seusai timnya menyiapkan aneka menu makan siang prasmanan yang di set-up ala family style tersebut. 

Anda tertarik dengan aneka kegiatan mahasiswa di kampus Akpar Majapahit dan ingin menjadi bagian dari civitas akademika Akpar Majapahit, silakan menghubungi Divisi Marketing Akpar Majapahit Jl Raya Jemursari No. 244 Surabaya, Telp. (031) 8433224-25, 8480821-22, sekarang juga. (ahn)