Mahasiswa Pastry Class Akpar Majapahit Gelombang II Diajarkan Logistik Hotel

Tweet

Aplikasikan Teori dengan Praktik di Industri Perhotelan

Mahasiswa Perhotelan Akpar Majapahit Gelombang II Belajar Logistik Perhotelan di Best Western Papilio Hotel 

SUSUL rekannya yang belajar Logistik Perhotelan di Best Western Papilio Hotel Surabaya, sekarang giliran 21 mahasiswa D3 Prodi Perhotelan Akpar Majapahit Gelombang II juga mengikuti kunjungan industri untuk belajar seputar sisik melik tentang Logistik Perhotelan (termasuk di dalamnya Store & Purchasing) di Best Western Papilio Hotel Surabaya Jl. Ahmad Yani No. 176-178 Surabaya, Selasa (13/11/2018) pagi. 

Rombongan mahasiswa D3 Prodi Perhotelan Akpar Majapahit pagi itu di dampingi dua dosen pembimbing, Drs Ec. Andrean L. Bandoro MBA, MM.Par dan Yoseph Agung Priyo Widodo.  Kedatangan rombongan mahasiswa itu disambut Chief Accounting Best Western Papilio Hotel Surabaya Widya Delimasari, di lobi hotel bintang empat tersebut.

Setelah berbincang sejenak dengan tuan rumah yang menyambut kedatangan rombongan mahasiswa Akpar Majapahit, selanjutnya mereka diajak ke ruang pertemuan Best Western Papilio Hotel Surabaya untuk mendengarkan  presentasi langsung dari Chief Accounting, Widya Delimasari tentang Logistik Perhotelan yang di dalamnya juga menjelaskan seputar materi mengenai Store & Purchasing.

Menurut Widya, purchasing merupakan salah satu fungsi dalam manajemen material. Purchasing bertugas untuk melakukan pengadaan barang, mulai dari pencarian vendor, perbandingan vendor, pembelian barang hingga monitoring hasil atas pembelian barang.

Jadi pada dasarnya, purchasing adalah suatu proses pencarian sumber dan pemesanan barang atau jasa untuk kegiatan produksi. Departemen yang menangani proses purchasing tersebut biasanya disebut dengan Purchasing Department.

Dalam sistem pengadaan barang dan bahan,  jenis dari barang/bahan yang dibutuhkan oleh hotel dapat diklasifikasikan menjadi lima macam, yakni:
1. Material supplies
2. Engineering supplies
3. Spa supplies
4. Food
5. Beverage. 

”Semua jenis pengadaan barang dan bahan-bahan di hotel, apapun jenis barang dan bahan tersebut secara prosedural harus melewati purchasing, Hal ini dimaksudkan agar setiap barang yang dibeli bisa benar-benar sesuai dengan fungsi dan gunanya,” kata Chief Accounting, Widya Delimasari, Selasa (13/11/2018) pagi.

Sedangkan kegiatan survei pasar sebulan sekali tersebut untuk membandingkan harga barang di pasaran dengan harga di tingkat supplier dilakoni tiga orang staf dari Accounting Department, Kitchen dan staf General Manager (GM) sendiri.

Mengingat pentingnya posisi Purchasing dalam Logistik Hotel, maka tugas Purchasing antara lain (1). Memproses Direct Market List (DML)/Purchasing Request (PR) dari user, (2). Mencari perbandingan harga dari minimal tiga vendor, (3). Memproses DML/PR menjadi Purchase Order (PO), (4). Memastikan waktu datang tepat waktu dan (5). Memeriksa kesesuaian barang datang bekerja sama dengan Receiving.

Selain Purchasing, tugas Receiving juga tidak kalah krusialnya dalam Logistik Hotel. Dalam hal ini tugas Receiving meliputi (1). Menerima list barang yang diorder oleh Purchasing, (2). Menerima dan memeriksa barang yang datang dengan detail sesuai list barang dari Purchasing.

Tugas selanjutnya adalah (3). Menimbang, mengukur dan membersihkan barang yang datang agar sesuai dengan standar hotel atau sesuai ketentuan Hazard Analysis Critical Control Point (HACCP), (4). Membuat laporan pemeriksaan barang/Receiving Report (RR), (5). Melakukan pembebanan/issuing barang ke user terkait dan terakhir (6). Meneruskan barang ke Storekeeper.

Sedangkan tugas Storekeeper sendiri terdiri dari (1). Menerima barang dari Receiving, (2). Mengelola barang di gudang (sesuai ketentuan FIFO), (3). Menerima Store Requisition/SR dari user, (4). Meng-up date kesesuaian Bin Card dengan fisik barang dan sistem, (5). Melakukan request barang gudang yang berada di bawah Par Stock (batas minimal barang yang masih ada di Store) ke Purchasing.

Kegiatan purchasing di hotel berbintang itu, lazimnya staf Purchasing Department menerima pengiriman barang dan bahan yang dipesan oleh pihak hotel dari sejumlah pemasok (supplier/vendor) mulai aneka buah dan sayuran, daging ayam sampai daging sapi, telur puyuh sampai telur ayam, air minum dalam kemasan (AMDK) cup, botol maupun galon hingga minuman beralkohol, gula pasir hingga tepung terigu.

Setelah Purchasing Department menerima barang dan bahan dari para pemasok, maka barang dan bahan-bahan itu disimpan di Storage Food dan Non Food. Kepada mahasiswa D3 Prodi Perhotelan Akpar Majapahit, Widya mengatakan, barang-barang non food yang dibeli oleh pihak hotel disimpan di gudang ini, sedangkan bahan-bahan food disimpan di lemari pendingin di Main  Kitchen (Dapur Utama).

”Manajemen keluar masuk barang di Storage Food mengacu pada FIFO (First In, First Out) dan FEFO (First Expire, First Out), sehingga barang-barang yang tersimpan di gudang tidak ada satu pun yang kedaluarsa (expired),” ujar Widya Delimasari kepada mahasiswa Akpar Majapahit.

Storage Food didesain sedemikian rupa sehingga bisa meminimalisasi tumbuhnya jamur dan bakteri yang merugikan. Makanya, suhu ruangan di dalam Storage Food dikontrol antara 24-25 *C dengan kelembaban udara 50-60 persen. 

”Oleh  karena itu, barang-barang dan bahan yang diterima oleh pihak hotel dari pemasok harus berkualitas sesuai standar industri perhotelan dan semuanya mengacu pada Hazard Analysis Critical Control Point (HACCP),” tandasnya. 

Di dalam store (gudang) sudah tertata rapi barang-barang yang tidak mudah membusuk seperti gula pasir, sirup, minyak goreng, aneka bumbu penyedap masakan, kecap, minuman dan makanan kalengan, kerupuk, mie dan bihun di rak besi. Di ruang itu juga tertata rapi beras dalam karung plastik @ ukuran 50 kg dan telur di atas pallet plastik.

Di store juga tersedia sejumlah peralatan kantor atau biasa disebut alat tulis kantor (ATK) seperti map, amplop, spidol, ballpoint, pensil, notes yang tertata rapi di rak yang terpisah dengan rak bahan masakan. Di dalam store juga tersedia sejumlah air galon yang sudah tertata rapi.

Sambil melihat langsung kebersihan store Best Western Papilio Hotel Surabaya di Lantai Basement, yang menempati dua ruangan masing-masing seluas 20 m2, mahasiswa Akpar Majapahit juga diberi penjelasan secara umum tentang Store & Purchasing oleh Chief Accounting Widya Delimasari.

Setelah melihat dari dekat cara kerja di Store & Purchasing, GM Best Western Papilio Hotel Surabaya Agus Anom Suroto kembali berbagi informasi dengan mahasiswa D3 Prodi Perhotelan Akpar Majapahit seputar trend bisnis perhotelan saat ini, menanyakan mimpi-mimpi mahasiswa setelah lulus kuliah nanti, ingin berkarier di hotel atau membuka usaha sendiri (menjadi entrepreneur)  dengan bekal pengetahuan masak (culinary dan pastry) yang diperoleh dari kampus.

”Dalam kesempatan itu, mahasiswa juga diberi tips dan trik bagaimana mewujudkan mimpi-mimpi tersebut (dream come true) dan sukses meniti karier di industri perhotelan,” kata GM Best Western Papilio Hotel Surabaya, seraya mencontohkan kisah sukses Barrack Obama yang menulis mimpinya menjadi Presiden Amerika Serikat ketika dirinya masih kecil.

Anda tertarik dengan aneka kegiatan mahasiswa di kampus Akpar Majapahit dan ingin menjadi bagian dari civitas akademika Akpar Majapahit, silakan menghubungi Divisi Marketing Akpar Majapahit Jl Raya Jemursari No. 244 Surabaya, Telp. (031) 8433224-25, 8480821-22, sekarang juga. (ahn)