Front Office (FO) Department Itu Ibarat Wajahnya Sebuah Hotel Berbintang

Tweet

Belajar Front Office sesuai Standar Industri Perhotelan

Mahasiswa D3 Prodi Perhotelan Akpar Majapahit Praktik ”Front Office” di Swiss-Belinn Tunjungan Surabaya  

SEBANYAK 26 mahasiswa D3 Prodi Perhotelan Akpar Majapahit dikenalkan cara kerja Front Office (FO) sesuai standar industri perhotelan di Swiss-Belinn Jl. Tunjungan No. 101 Surabaya, Rabu (13/02/2019) pagi, oleh Hardhita Kusdharyanto M.Par., Dosen Prodi D3 Perhotelan Akpar Majapahit. Tujuan dari kunjungan industri itu antara lain untuk memberikan pemahaman yang sama saat mereka belajar FO di kelas dengan realitas di lapangan.

Rombongan mahasiswa pagi itu sudah berkumpul di lobi Swiss-Belinn Tunjungan Surabaya sekitar pukul 10.00-an WIB. Sedangkan jadwal acaranya sendiri baru dimulai pukul 10.30-selesai. Mereka di dampingi Dosen Front Office (FO) Hardhita Kusdharyanto M.Par dan Kaprodi D3 Perhotelan Akpar Majapahit R. Paulus W. Soetrisno M.Par.

Kedatangan rombongan mahasiswa Akpar Majapahit bersama dosen pembimbingnya, sore itu, disambut oleh Front Office Manager (FOM) Swiss-Belinn Tunjungan Surabaya Amalia Nur Rizki, Front Office Supervisor (FOS) Martha, Manager Housekeeping Saiful, Execuitve Chef Loloh Priyo Galih dan Yunita dari Sales & Marketing Department.

Sebelum mendengarkan presentasi Front Office Basic Knowledge dari FOM Amalia Nur Rizki di Meeting Room Lantai 2 Swiss-Belinn Tunjungan, 26 mahasiswa (dibagi dalam tiga kelompok), diajak tour hotel lebih dulu oleh FOM Amalia bersama asistennya Martha dan Manager Housekeeping Saiful. Mereka dikenalkan fasilitas kamar hotel di Lantai 7.

Hotel bintang tiga berlantai 18 yang mengoperasikan 190 kamar itu memiliki empat pilihan kamar, mulai Deluxe, Grand Deluxe, Junior Suite dan Premier Suite. Harga kamar hotel per malamnya dipatok bervariasi mulai Rp 450.000 ++ hingga Rp 1,25 juta ++. 

Selain showing room, rombongan mahasiswa D3 Prodi Perhotelan Akpar Majapahit itu juga diajak melihat fasilitas Front Office (FO), Bar, Restaurant dan Longue (BaReLo) di Lobby Swiss-Belinn Tunjungan Surabaya, Kitchen, Alaya Spa & Gym serta Café dan Swimming Pool  di Lantai 5 Swiss-Belinn Tunjungan Surabaya.

Usai tour hotel selama 30 menitan, rombongan kembali ke Meeting Room, untuk mengikuti acara utama yakni Front Office Basic Knowledge, yang dipandu langsung oleh Front Office Manager (FOM) Amalia Nur Rizki. Sedangkan Hardhita Kusdharyanto M.Par dan R. Paulus W. Soetrisno M.Par sendiri proaktif mendampingi mahasiswanya mengikuti rangkaian kegiatan Front Office yang dipresentasikan oleh pihak hotel.

Dalam pengantarnya sebelum memasuki acara utama, Dosen Front Office Akpar Majapahit Hardhita Kusdharyanto M.Par mengatakan, pembelajaran Front Office (FO) sesuai standar industri perhotelan bagi mahasiswa ini merupakan tindak lanjut dari penjelasan dosen selama belajar di kelas.

“Dengan demikian anak didik kami punya pemahaman sama dalam menyikapi mata kuliah Dasar-dasar Front Office dan sisik meliknya, setelah nantinya mereka bekerja di industri perhotelan,” kata Hardhita di hadapan anak didiknya.

Selanjutnya, dalam pemaparannya di hadapan mahasiswa baru Akpar Majapahit, Front Office Manager (FOM) Amalia Nur Rizki mengatakan, di sebuah hotel berbintang, Anda akan menemukan front desk (meja depan). Front desk adalah bagian depan front office (counter), tempat dilakukan proses tamu masuk (check in) dan tamu keluar untuk meninggalkan hotel (check out) serta pelayanan-pelayanan lainnya seperti pembayaran rekening atau informasi lainnya.

Di ruang depan lobi hotel bintang tiga itu, Anda juga menemukan meja utama, tempat pendaftaran para tamu hotel. Di lobi hotel itu tersedia sofa untuk tamu yang dilengkapi LED TV. Sedangkan kotak-kotak penyimpanan kunci kamar, titipan surat-surat dan dokumen penting lainnya berada di belakang sfaff FO berdiri melayani tamu hotel. 

Di front desk, Anda akan disambut beberapa karyawan hotel yang bekerja pada bagian administrasi (pendaftaran) tamu, informasi dan kasir. Sedangkan front desk officer adalah penanggung jawab seluruh tugas front desk dengan bantuan receptionist, bell boy, bell captain dan doorman.

Sedangkan front office (kantor depan) adalah bagian kantor hotel yang melaksanakan semua urusan pendaftaran dan penempatan kamar untuk tamu, pemesanan kamar, pembayaran rekening, dan bertindak sebagai sumber informasi kepada para tamu.

Di kantor depan tersebut, Anda akan bertemu front office cashier (kasir kantor depan). Kasir yang ditempatkan di kantor depan hotel untuk menerima pembayaran rekening tamu. Penanggung jawab di kantor depan hotel dipercayakan kepada seorang front office manager atau kepala kantor depan.

Di area depan sebuah hotel, Anda juga bisa menjumpai fasilitas yang disebut front of the house, yakni bagian dari suatu hotel tempat tamu secara langsung dilayani, seperti  front office, restaurant dan bar.

Mengingat begitu tertatanya sistem kerja di Front Office (FO) suatu hotel, maka kemampuan berkomunikasi antarpersonal menjadi salah satu tolak ukur bagaimana kinerja sebuah hotel dalam menyambut tamu yang akan check in maupun check out.

”Keramahtamahan petugas front office sebuah hotel menjadi suatu keniscayaan karena bisnis hotel adalah bisnis jasa yang lebih mengedepankan pelayanan. Makanya, kecakapan berkomunikasi dalam bahasa Inggris sebagai bahasa utama pergaulan internasional, wajib hukumnya bagi petugas front office,” terangnya.

FO Section di Swiss-Belinn Tunjungan Surabaya dibagi beberapa seksi, seperti Reservation Section, Reception Section, Cashier Section, Telephone Operator Section dan Concierge Section. FO Section menjadi ujung tombak hotel untuk melayani tamu yang datang mulai Private, Gouverment, Corporate, Travel Agents (Offline Travel Agent seperti Kaha Tour) dan Online Travel Agent seperti Traveloka).

Dalam kesempatan itu, mahasiswa juga diajarkan bagaimana mengisi aplikasi room reservation yang benar sesuai dengan standar industri di Front Desk oleh FOM. ”Jadi aplikasi yang tersaji di dalam formulir itu juga menggunakan bahasa Inggris. Ini semua demi membiasakan mahasiswa saat mereka terjun di dunia kerja,” kata perempuan yang akrab disapa Amalia itu.

Kepada kru www.culinarynews.info, FOM Swiss-Belinn Tunjungan Surabaya Amalia Nur Rizki mengatakan, dalam presentasi FO di hadapan mahasiswa, dirinya menekankan pada bagaimana kerja seorang staff FO menangani reservasi dan registrasi calon tamu hotel. 

Begitu pentingnya posisi FO karena manajemen melihat bahwa FO itu ibarat wajahnya sebuah hotel. Kalau tamu kali pertama mendapat kesan yang baik dari sisi keramahtamahan staff FO, maka pelayanan yang baik dari hotel tersebut bakal diingat terus oleh tamu,” ujar alumni Prodi D3 Perhotelan Unair tersebut. 

Sementara itu, untuk memudahkan pekerjaan di depan komputer, staff FO juga sudah diajarkan cara aplikasi operasional hotel bertajuk Professional Management System (PMS). Pengetahuan seputar teknologi informasi (TI) harus dipahami juga oleh staff FO.

Dalam kesempatan itu, mahasiswa pun diajarkan bagaimana meng-handle tamu hotel saat mereka check in maupun check out hotel dengan baik, benar dan penuh keramahtamahan, sesuai Standard Operational Procedure (SOP) di industri perhotelan pada umumnya.

Anda tertarik dengan aneka kegiatan mahasiswa di kampus dan ingin menjadi bagian dari civitas akademika Akpar Majapahit, silakan menghubungi Tim Marketing Akpar Majapahit di Gedung Graha Tristar Jl Raya Jemursari No. 244 Surabaya, Telp. (031) 8433224-25, 8480821-22, sekarang juga. (ahn)